Projektvorstellung
Von der Tagesdoku zur Fortschreibung, und jeder Satz ist belegt.
Vor jedem Hilfeplangespräch muss eine Fachkraft Wochen an Gruppendokumentation durchgehen und jede Einschätzung zu den Zielen belegen. Der Hilfeplan-Assistent übernimmt diese Vorarbeit: Er sucht die Stellen zu einem Kind heraus, prüft jedes Zitat gegen das Original und füllt die Vorlage des Trägers aus. Prüfen und unterschreiben bleibt Sache der Fachkraft.
Eli, Ami, Lari zu Hause, Ben Kita
Medikinet morgens vergessen, erst 9:30 gegeben als Eli schon durch den Garten gerannt ist…
Waschmaschine ist hin, Wasser im Keller, ca. 10 Liter, Flusensieb vermutlich, Kai hat ne Pumpe, Elektro Franke morgen anrufen
Fortschreibung · Zielebene Be- und Versorgung
Die Medikation ist noch nicht verlässlich geregelt: „Medikinet morgens vergessen, erst 9:30 gegeben als Eli schon durch den Garten gerannt ist…“ 13.10. · S1:T1R125
Video · 2:20 Min.
Drei Dateien hochladen, den Auftrag formulieren, dann arbeitet der Agent selbstständig. Am Ende liegen die ausgefüllte Fortschreibung als Word-Datei und das Prüfprotokoll bereit.
Das Problem
In einer Wohngruppe schreiben viele Fachkräfte am Ende ihres Dienstes in eine gemeinsame Tabelle. Die Felder pro Kind bleiben meist leer, das Entscheidende landet im Allgemein-Block, mal unter Spitznamen, mal als „die Jungs“. Unser Demo-Datensatz bildet genau diese Form nach.
So arbeitet der Skill
Word, PDF, Excel oder CSV werden in nummerierte Einträge zerlegt, jeder mit Datum und fester Nummer wie S1:T1R125. Der Agent liest alle Abschnitte, nicht nur Suchtreffer.
Zu jeder Zielebene des Hilfeplans notiert er die Stellen über das Kind mit Eintragsnummer und wörtlichem Zitat, auch unter Spitznamen und Gruppenbegriffen.
Ein Prüfschritt lehnt alles ab, was so nicht in der Doku steht. Einträge ab dem Tag des Hilfeplangesprächs bleiben draußen.
Die Vorlage des Trägers wird vollständig ausgefüllt, mit Bewertung pro Zielebene. Dazu kommt ein Prüfprotokoll.
Das Ergebnis
In der Vorlage des Trägers, Gliederung unverändert.
Listet jede belegte Stelle der Dokumentation und zeigt, wo sie im Bericht steht oder warum sie fehlt.
Die KI schreibt den Entwurf. Prüfen und unterschreiben bleibt Sache der Fachkraft.
Über HybridAI
HybridAI ist eine KI-Plattform aus Köln für Unternehmen und Organisationen: Chat-Assistenten, KI-Agenten und Wissensdatenbanken, angebunden an die Werkzeuge, mit denen ein Team ohnehin arbeitet. Die Plattform läuft in der EU und ist auf DSGVO-konformen Betrieb ausgelegt.
Für den Hilfeplan-Assistenten mussten wir keine Spezialsoftware bauen. Er besteht aus vier Bausteinen, die es auf der Plattform schon gibt.
Die Fachkraft wählt den Hilfeplan-Agenten, lädt Doku, Hilfeplan und Vorlage hoch und schreibt den Auftrag. Mehr Bedienung braucht es nicht.
Das Modell liest die Doku und formuliert den Bericht. Welches Modell es ist, legt die Organisation fest; im Video ist es GPT-6 Sol.
Unsere Open-Source-Agenten-Runtime. Jeder Agent hat eine abgeschottete Arbeitsumgebung, in der er Dateien ablegt, Word und PDF liest und Prüfprogramme ausführt.
Fachliche Anleitung plus Werkzeuge für Einlesen, Zitatprüfung und Ausfüllen der Vorlage. Einmal unter Admin → Skills hochgeladen, steht er dem Agenten zur Verfügung.
Ob ein Zitat wörtlich in der Doku steht und im Berichtszeitraum liegt, entscheidet ein Programm, nicht die KI. Erst wenn alle Prüfungen bestanden sind, gibt der Agent den Bericht aus.
Ablauf, Regeln und Vorlage stecken in einem Paket, das sich anpassen lässt. Ein anderer Träger, eine andere Vorlage oder ein Monatsbericht sind eine Änderung am Skill, kein neues IT-Projekt.
Der Agent arbeitet nur mit den Unterlagen dieses Falls, ohne Websuche und ohne externe Dienste. Sind die Daten nicht pseudonymisiert, fragt er vorher nach.
Selbst ausprobieren
Die Testdaten stammen aus der erfundenen Wohngruppe „Finkenweg“: zwei Monate Tagesdoku, ein Ersthilfeplan und die leere Vorlage für die Fortschreibung zu Elias.
ZIP, 33 KB · in HybridClaw unter Admin → Skills hochladen
ZIP, 2,2 MB · Doku als Word und PDF, auch pseudonymisiert, vier fertige Upload-Ordner, Testanleitung
Alle Personen, Einrichtungen und Ereignisse in den Demodaten sind frei erfunden.
Admin → Skills hochladen.Uploads/Test1_Elias_Fortschreibung_Word in den Chat ziehen. Den Ordner _Loesung_NICHT_hochladen nie mit hochladen, sonst schreibt der Agent ab.Bitte erstelle für Elias Krüger die Fortschreibung des Ersthilfeplanes zum Hilfeplangespräch am 20.11.2025. Grundlage sind der Ersthilfeplan vom 25.09.2025 und die Tagesdokumentation der Wohngruppe. Fülle die beigefügte Vorlage aus: Entwicklungen im Hilfezeitraum, Überprüfung der beiden Zielebenen mit Zielbewertung aus Sicht der Fachkräfte (Sicht des jungen Menschen und des Vaters nur, soweit sie in der Doku dokumentiert sind), Empfehlungen und Vorschläge für neue, SMART formulierte Ziele. Belege Aussagen mit Datum und wörtlichen Zitaten aus der Doku. Berichtszeitraum ist die Zeit bis zum Hilfeplangespräch.
Ihr arbeitet bei einem Träger und wollt das mit euren Vorlagen testen? Schreibt uns, wir richten euch einen Workspace mit dem Hilfeplan-Agenten ein.
Kontakt aufnehmen